Számlázás belföldre és külföldre

A webáruház működtetője az értékesítés során minden megrendeléshez Áfás számlát állít ki. Mivel adóalanyról van szó, nyugtát nem állíthat ki. Külföldre történő értékesítés esetén is ugyanúgy állít ki a kereskedő számlát, mintha belföldre értékesítene, hiszen a számlakibocsátás minden esetben a teljesítési hely államának vonatkozó szabályai alapján történik. Felmerül a kérdés különösen a külföldre történő értékesítés során, hogy a kereskedőnek minden esetben postai úton el kell-e küldeni a számla eredeti első számú példányát a vevő részére. A legjobb és bevett gyakorlat szerint amennyiben a kereskedőnek erre lehetősége van, a megrendelt termékkel együtt a számlát is elküldi. Ha erre nincs módja, vagy a megvásárolt termék például valamilyen elektornikus termék, például szoftver vagy zene, akkor a számla postázását a vevő kérheti. Mivel sok esetben a vevők magánszemélyek, így a számla áfatartalmát visszaigényelni nem tudja, felesleges számára a számla. Viszont ha kifejezetten kéri a vevő a számlát, akkor el kell neki küldeni az eredeti példányt. Érdemes tehát minden esetben megőrizni a számlák első számú eredeti példányát! Elektronikus számlakibocsájtás esetén természetesen ez a kérdés fel sem merül, a szabályok szerint digitálisan aláírt e-számla e-mailben is elküldhető a vevőnek.

Felmerül az a kérdés is, hogy milyen teljesítési időpont szerepeljen a kiállított számlákon. A szabályozás szerint a teljesítés dátuma a termékek vevő általi átvételének dátumát kell, hogy jelölje. Ezt a kereskedő biztosan a postázás időpontjában nyilván nem ismeri az esetek döntő többségében. A szabályok pontos követésére például úgy van lehetőség, ha a számla teljesítési dátumának megadunk egy hivatkozást, mellyel a termék átvételi elismervényén szereplő átvételi dátumra hivatkozunk. Általánosan elfogadott a teljesítési dátum megsaccolása is (pl. a futárnak való átadástól számított 2 munkanap).

Számla papír alapon, de elektronikus úton is kiállítható, természetesen az elektronikus számlázásra is szigorú előírások vonatkoznak. Nem arról van tehát szó, hogy szövegszerkesztővel, vagy táblázatkezelővel előállítunk egy számlának kinéző dokumentumot, majd ezt elküldjük a vevőnek. Semmilyen engedély nem szükséges ahhoz, hogy elektronikus számlákat bocsásson ki a kereskedő, bármikor megkezdheti e-számlák kibocsátását. 2012. január 1-től a felek közötti elektronikus számla használata kölcsönös és előzetes beleegyezéshez kötött. A gépi úton kiállított számlák cégszerű aláírás és bélyegző használata nélkül is kiállíthatók, hitelesek.

A webáruházak és az erre felkészített, komolyabb számlázó programok (illetve mégkomolyabb esetben ügyviteli programok) közötti adatáramlás automatizálható, így a webáruházba beérkező megrendelések adatai egy kattintással átemelhetők a számlázó programba, ahol a számla kiállítható, nyomtatható - és már küldhető is a csomagban a Vevőnek.

Online üzletben pénztárgépet üzemeltetni nem kell (24/1995. (XI. 22.) PM rendelet I. számú mellékletének cb) pontja).